個人情報保護方針

弊社は、情報サービス業を営む企業として個人情報保護の重要性を社会的立場から認識し、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、管理・運用体制を確立させ社員個人情報を含む事業の用に供している「個人情報」全てについて適切な保護に努めます。

個人情報の取得・利用等に関する基本原則と管理方法等について以下の個人情報保護方針を定め、個人情報を適切に取り扱ってまいります。

1. 個人情報の取得・利用
   当社は、パソコン・サーバ等の情報機器販売及び保守、アウトソーシングサービス、パソコン教室等の業務や各種セミナーの開催、社有施設の貸出し等で個人情報を取得又は利用する場合、及び社員個人情報について、その利用目的をできる限り特定し、通知又は公表することでご本人に明らかにするとともに、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。
   
   
2. 法令の遵守
   個人情報保護にあたり、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
   
   
3. 個人情報の適正な管理
   収集した個人情報は、正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス、紛失・破壊・改ざんおよび漏洩等を防止するための措置及び是正措置を講じます。
   
   
4. 苦情及び相談等への対応
   当社は「お客様相談窓口」を設置し、本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情、相談等及び当方針に関する問い合わせをいただいた場合は、すみやかな対応に努めます。
   
   
5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
   当社は、個人情報の取り扱いに関する管理責任者を置き、個人情報保護マネジメントシステムを実践・遵守してまいります。また、定期的に個人情報保護マネジメントシステムを見直し継続的改善に努めます。

株式会社エフコム
代表取締役社長 斎藤 正弘
福島県郡山市堤下町１３番８号（エディソン・エフコムビル）
２００４年１０月 ５日 制定
２０１５年 ６月１８日 改定
２０２２年 ４月 １日 改定

                               個人情報の取り扱いについて                                          

１．適切な個人情報の取得、利用について

当社は、下記の利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取得・利用します。
これらの利用目的以外で利用する必要が生じた場合には、法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、その利用について同意をいただくこととします。

【利用目的】

1）直接書面で取得する個人情報

• システム開発業務における製品品質維持のための問い合わせ対応
  
• 製品・サービスに関するご紹介、問い合わせ対応
• セミナー、展示会、イベント等の開催のご案内、開催時の受付やアフターフォロー
• コールセンター業務における問い合わせ対応
• パソコン・サーバ等の情報機器販売における商品の発送、請求業務、アフターサービス
• 自社開催のパソコン教室運営に関する受付業務
• 社有施設の貸出しや使用に関する管理、問い合わせ対応
• 採用業務および、応募者への問い合わせ対応
• 従業者の人事労務管理
• 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）に定められた以下の「個人番号関係事務」で、特定個人情報を取り扱う。

＜税関係＞

源泉徴収票作成事務
支払調整作成事務
退職所得に関する申告書作成事務 等

＜社会保障関係＞

健康保険・厚生年金保険届出事務
健康保険・厚生年金保険申請・請求事務
雇用保険・労災保険届出事務
雇用保険・労災保険申請・請求事務・個人番号関係事務 等

• 個人情報保護マネジメントシステム運用に関する記録類の管理
  
• 来訪者管理

2）直接書面以外で取得する個人情報

• 受託業務のパソコン教室運営に関する受付業務
  
• 税計算、データエントリーなどのアウトソーシングサービス業務
• コールセンター業務に関する問い合わせ対応（音声データ）
• 入退室管理（画像データ）

【安全管理措置】

当社は、下記の個人情報保護のための安全管理措置を講じ、適正な取り扱い及び漏えい等の防止に努めます。

• 体制の整備・改善
• 従業者に対する教育・啓発活動
• 個人情報を取り扱うエリアへの入退館管理および個人情報へのアクセス制御
• ウイルス対策ソフトの導入等の情報セキュリティ施策
• 保有を継続しない個人情報の、適切な方法での確実な廃棄または消去

また当社は、これらの安全管理措置が適切に講じられていることを担保するために第三者機関によるプライバシーマーク認証を取得し、継続的に個人情報保護体制を維持、改善してまいります。

２．第三者への提供について 

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。

• ご本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
  
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
• 公衆衛生の向上、又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
• 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力をする必要がある場合

３．エフコムグループ間の共同利用について
取得した個人情報についてはエフコムグループ各社で共同利用し、グループ以外には一切提供致しません。通知事項は以下の通りです。なお、本人の同意の無い場合は、本人の同意を得て共同利用することといたします。

• 共同して利用される個人情報の項目：ホームページで取得する問合せ情報（団体名（社名）、氏名、メールアドレス、電話番号等）
• 共同して利用する者の範囲：株式会社エフコム、株式会社エフコムマーケティング、株式会社マイコム
• 共同して利用する者の利用目的：項番1.に示す利用目的
• 取得方法：ホームページ内の各種お問い合わせフォーム
• 提供方法：グループウェアのメール
• 共同利用統括責任者：
  エフコムグループガバナンス会議 委員長
  福島県郡山市堤下町１３番８号（エディソン・エフコムビル）

４．個人情報の委託について

当社は、利用目的の範囲内で個人情報を第三者に委託する場合があります。

個人情報を委託する場合は、一定の個人情報の保護水準を満たす委託先を選定し、個人情報の取り扱いに関する契約締結等必要な措置を講じるとともに、委託する個人情報の安全管理が図られるよう、委託先の適切な監督を行うものとします。

５．開示対象個人情報の対応

開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・訂正・追加・削除・提供停止・利用停止、第三者提供の記録の開示に関しては【個人情報の請求について】を参照下さい。

６．苦情・相談・お問い合わせ等について

当社は、個人情報に関するお問い合わせや苦情、相談等があった場合に対応するため以下の窓口を設置し、社会通念に照らし妥当な範囲において適切かつ迅速に対応します。

なお、お問い合わせ等の手続により当社が取得した個人情報は、当該手続のための調査及び回答など必要な範囲で取り扱います。

７．個人情報保護管理者

事業支援本部理事
TEL：024-922-2555
FAX ：024-922-2696