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2021.06.14

手軽に始めるテレワーク環境整備!(その4)|エフコムのIT-Tips!

テレワーク_002

コロナ禍で困難となった出張。代わりに台頭してきたのが、言わずと知れたWeb会議

場所や時間を選ばずに遠くの方とコミュニケーションをとれるのは便利ですよね。

今回は、Web会議システムとあったら便利なWeb会議グッズ(周辺機器)をご紹介いたします!

Web会議システムとは


Web会議システムとは、離れた人同士で映像や音声、資料などをやり取りできるツールのことです。基本的な機能は、下図のとおりです。

テレワーク

いわゆる、テレビ会議システムやビデオ会議システムと言われていたものの進化版です。

Web会議システムと従来のテレビ・ビデオ会議システムとの大きな違いは、「専用機」を使用するかどうかです。

テレビ・ビデオ会議システムは、専用の機械を使用する必要があります。そのため、専用機が設置されている場所同士でしか会議ができない、という制約がありました。

一方、Web会議システムは、専用機が不要で、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末とインターネット回線があればどこでも使用することができます。(古いパソコンですとマイクやカメラがついていない場合があるので、その点は注意が必要です)

どのWeb会議システムがいいの?


Web会議システムの有名どころと言えば、zoom(ズーム)、MicrosoftのTemas(チームズ)、Skype(スカイプ)、CiscoのWebex(ウェベックス)、Google Meet(グーグル ミート)の5つでしょうか。

いずれも、「Web会議システムとは?」でご紹介した基本的な機能は持っています

しかし、時間制限の有無や録音・録画の可否など細々とした違いがあります。

当たり前ですが、同じシステムでも無料プランより有料プランの方が使える機能が増えていきます。例えばzoomですと、無料プランの場合1回のミーティングにつき40分までという時間制限がありますが、有料プランの場合時間制限が30時間になります。

Web会議システムの機能面以外にも

  • どういうWeb会議をしたいのか(例:参加者数、セミナー(ウェビナー)を開催したいなど)
  • 予算感
  • 社内外の制限事項は無いか(例:〇社のWeb会議システムは使用禁止といったルールのある企業も存在する)

などを踏まえて、導入する・利用するWeb会議システムを選択するのがよいでしょう。

無料で使えるものがほとんどなので、まずは使ってみるというのも手です!

あると便利なWeb会議グッズ!


基本的には、マイク・カメラのついたノートパソコンなどの端末とインターネット回線があれば使用可能なWeb会議システムですが、より快適に使うためにあると便利なWeb会議グッズをご紹介します!

ヘッドセット

ノートパソコン等の端末にあらかじめついているスピーカー・マイクを使うのでも良いのですが、より聴き取りやすく、また相手に雑音の少ないクリアな音声を伝えたいなら「ヘッドセット」がオススメ!

マイク付きイヤホンと異なり、長時間使っても耳が痛くなりにくいのも良い点です。

ヘッドセットの選び方としては、接続方法から絞っていくのがよいでしょう。下記の画像を参考に、ご利用中の端末に適した接続方法を確認してみてください。

テレワーク_ヘッドセット

よりストレスなく使いたい&予算にゆとりがある方は、ノイズキャンセリング機能が付いているものを選ぶとよいでしょう。

テレワーク_スピーカーフォン

スピーカーフォン

Web会議に一人で参加する場合はヘッドセットがオススメですが、複数人で参加する場合にオススメなのが「スピーカーフォン」

スピーカーとマイクが一体となっている複数人で話すことを前提に作られた機器なので、話す方も声を張り上げる必要が無いですし、相手にも音割れや雑音の少ないクリアな音を届けることができます

ボタン一つで簡単にミュートにできるのも便利です。

テレワーク_タイマー

タイマー

Web会議で発表するときにあると便利なのが「タイマー」です。

画面に向かって一人でしゃべっていると時間の感覚がうすれがち。タイマーアプリを使うのもよいですが、画面(端末)の横にタイマーを置いて発表すると、残り時間の把握などもできてオススメです。

個人的には、単四電池で動くタイマー(キッチンタイマー)が電池交換も楽で便利だと思います。

テレワーク_バーチャル背景

バーチャル背景

zoomやTeamsで使うことのできるバーチャル背景は、オフィスや自宅の様子を見せたくない場合に便利な機能です。

最近では、バーチャル背景に氏名などの名刺情報を載せ、名刺交換できないWeb会議において相手に連絡先を伝える手段として使う、という方が増えている印象です。賢い使い方ですね!

まとめ


今回は、Web会議システムとあったら便利なWeb会議グッズ(周辺機器)をご紹介しました。

当社では、取扱いサービス・製品の詳細説明やデモンストレーションをWeb会議システムを使用して実施しています。

気になる製品やサービスがございましたら、お問合わせフォームより「詳細説明希望」「オンラインデモ希望」など、お気軽にリクエストください!

また、Web会議前後の資料共有には、法人向けオンラインストレージ「Securepost(セキュアポスト)」がオススメです。紹介記事を公開しておりますので、ぜひご一読くださいませ。