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2021.09.29

結局何をすればいいの?令和3(2021)年度・電子帳簿保存法改正対応|エフコムのIT-Tips!

困っている人-min

令和3(2021)年度税制改正において電子帳簿保存法(「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成 10年法律第 25 号)」)が改正されました。

この改正を受け、施行日である令和4(2022)年1月1日までに条件に当てはまる事業者(個人事業者と法人)は対応を迫られていることをご存じでしょうか?

今回は、電子帳簿保存法改正を受けてどのような対応が必要なのか、そのポイントを解説いたします。

※本記事でご紹介するポイントは、令和4(2022)年1月1日以降に開始される内容です

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「電子帳簿保存法」とは?


電子帳簿保存法(以下、電帳法)とは、ある一定の要件を満たす場合に限り、国税関係帳簿書類をPDFなどの電子データで保存することを認めた法律です。

国税関係帳簿書類とは、具体的には以下のとおりです。

(表1)国税関係帳簿書類一覧

帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
書類 「決算関係」書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
「現金預金取引等関係」書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など
「その他の」書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類
(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など)

電帳法改正の最大のポイントは「電子取引」


これまでの電帳法は、電子データでの保存を義務付けるものではなく、「紙で保存してもいいし、希望する事業者は電子データで保存してもいいよ」というものでした。

ところが、令和3年度の電帳法改正により電子取引」でやり取りされた取引情報(表1の「書類」に該当する情報)は、オリジナルの電子データでの保存が義務付けられることとなりました。(参考:『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』の図「帳簿書類等の保存方法」

電帳法がいう「電子取引」とは、具体的には以下が該当します。

  1. 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
  2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
  3. (PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
  4. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  5. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
  6. 特定の取引に係るEDIシステムを利用
  7. ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
  8. 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

(引用:『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』の問4)

※まもなく義務化開始予定であった電子取引に関わる電子データの保存義務について猶予期間が設けられることが示されました。詳しくは、下記の記事をご一読ください。

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単に保存するだけじゃダメ!


このように、「電子取引」によりやり取りされた取引情報は、オリジナルの電子データで保存しなければならないわけですが、パソコンの中の適当なフォルダにオリジナルの電子データを保存するだけでは駄目で、「真実性」や「可視性」を確保するための要件を満たした形で保存する必要があります

具体的な要件は以下のとおりです。これらの要件を自力で満たすことが困難な場合は、要件を満たしたシステムでの保存がオススメです。

(表2)「電子取引」の保存要件

真実性の要件

以下1~4のうち、いずれかに対応すること。

  1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  2. 取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行うもの又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
  3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
可視性」の要件

以下の全てを満たすこと

  1. 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  2. 電子計算機処理システムの概要書を備えつけること
  3. 検索機能を確保すること

(参照:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf)

要件を満たしたシステムの探し方


どのシステムが要件を満たしているのかを判別する方法として「JIIMA認証」があります。

JIIMA認証とは、文書情報マネジメントの普及啓発に取組んでいる「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」による認証制度で、いくつかのカテゴリがあるのですが、そのうちの「電子取引ソフト法的要件認証」を受けているシステムを見ることで、電子取引に係る保存要件を満たしたシステムを見つけることができます

電子取引ソフト法的要件認証を受けているシステムのリストは、国税庁のWebサイトで公表されています(こちら

2つの注意点!


ここまで、「電子取引」でやり取りされた取引情報の取り扱い方法について説明してまいりましたが、電帳法では「電子取引」以外の方法でやり取りされた帳簿・書類についても、ある一定の要件を満たせば電子データで保存することが認められています

ただし、次の2つの点に注意が必要です。

一つ目の注意点は、「電子取引」で授受された取引情報の保存要件とその他の保存要件が異なることです。具体的には、次の3つの保存要件が存在します。

  1. 「電子帳簿」の保存要件
  2. 「スキャナ保存」の保存要件
  3. 「電子取引」の保存要件 ←本記事の説明範囲

なお、1~3の保存要件と帳簿・書類等の関係は、下表のとおりです。

(表3)保存要件と帳簿・書類等の関係

国税関係
帳簿書類
種別

作成方法など 保存方法とその可否

保存要件

JIIMA認証
紙で保存 紙以外での保存
帳簿 紙(に手書き)で作成


(オリジナルの紙)

× - -
会計ソフトなどで電子的に作成

(出力した紙)
オリジナル
電子データ保存可

上記1
(★電子帳簿等保存)

電子帳簿ソフト
法的要件認証
書類 会計ソフトなどで電子的に作成したものの控え

電子書類ソフト
法的要件認証
紙で受領(or作成したものの控え)

(オリジナルの紙)
決算関係書類以外は
スキャナ保存可
上記2
(★スキャナ保存)
電帳法スキャナ
保存ソフト認証
EDIやEメールなど
電子的に(電子取引により)
受領(or作成)
× オリジナル
電子データ保存可
上記3
(★電子取引)
電子取引ソフト
法的要件認証

※表3は、『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』などを参考に筆者が作成
※表3の項目「保存要件」の★印は、下記に記載されている区分を引用
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf


2つ目の注意点は、上記のとおり複数の保存要件がありますので、システムを使って「電子取引」だけでなくその他の方法でやり取りされた帳簿・書類データの保存・管理も行いたい場合は、そのシステムがどの保存要件を満たしたシステムか確認が必要なことです。

例えば、「電子取引」の保存要件と「スキャナ保存」の保存要件の両方を満たしたシステムであれば、電子取引でやり取りされたものと紙媒体からスキャンしたデータの両方を当該システム1つで保存・管理することが可能です。参考:『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』の問28

まとめ


令和3年度の電帳法改正を受け、事業者が令和4(2022)年1月1日までに対応しなければならないポイントを振り返りますと、以下のとおりです。

  • 国税関係帳簿書類のうち、「電子取引」でやり取りされた取引情報(表1の「書類」に該当する情報)に関しては、オリジナルの電子データでの保存が義務付けられる
  • 電子取引にかかわる電子データでの保存にあたっては、保存要件(真実性と可視性)を満たす必要がある
  • 保存要件を満たしたシステムを探すなら、JIIMA認証を参考にするのがオススメ
  • 「電子取引」とそれ以外の方法で授受・作成された帳簿・書類とでは、電子保存する際の保存要件が異なるので注意

改正された電帳法の施行まであと3ヶ月。本記事が対応検討の一助になれば幸いです。

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